La comunicazione efficace è diventata una delle leve strategiche fondamentali per le aziende. Complice anche il Covid, si è spostata quasi interamente sui canali digitali, aggiungendo confusione ad un processo già difficile per sua natura. Oggi, con l’aumento dei lavoratori in Smartworking, risulta ancora più importante saper gestire bene i propri collaboratori, far rispettare le scadenze, assegnare attività e mettere in piedi progetti, gestire il feedback, responsabilizzare i lavoratori.
Ma cos’è la comunicazione e quando si può definire “efficace”? E perché è così importante nel contesto aziendale?
La comunicazione ha sicuramente la funzione di trasmissione di informazioni, ed è fondamentale in quanto fonda ed esprime l’identità personale, i valori e la cultura di un gruppo, la rete di relazioni.
Affinché essa risulti efficace, deve riuscire a trasmettere il messaggio che effettivamente vogliamo far arrivare al nostro interlocutore. Lo scopo, cioè, è quello di spiegare le nostre ragioni, facendoci comprendere appieno ma senza prevaricare l’altro. Affinché questo sia possibile, vengono in nostro soccorso il linguaggio paraverbale e non verbale.
Vediamo brevemente cosa sono.
LINGUAGGIO VERBALE
Si riferisce all’utilizzo effettivo della parola, finalizzato alla trasmissione di informazioni. È la forma di comunicazione costruita sulla base dell’elaborazione dei pensieri.
Risponde alla domanda: “Cosa sto dicendo?”.
LINGUAGGIO PARAVERBALE
Si riferisce al modo in cui diciamo qualcosa, ovvero al tono di voce, al ritmo con cui parliamo, al timbro della nostra voce, al volume, all’utilizzo delle pause.
Risponde alla domanda: “Come lo sto dicendo?”.
LINGUAGGIO NON VERBALE
La comunicazione non verbale fa riferimento a tutto ciò che comunichiamo al di fuori della parola: i gesti, la postura, le espressioni facciali, lo sguardo hanno la capacità di comunicare le nostre intenzioni ed emozioni.
Risponde alla domanda: “Cosa dice il mio corpo? Cosa sto trasmettendo?”.
Dal momento che la comunicazione è un processo così complesso, come possiamo fare in modo che in azienda sia efficace e produca i risultati sperati?
Potrai trovare utile seguire 7 pratici consigli per una Comunicazione Efficace in azienda
1. Chiarezza
L’obiettivo del messaggio deve essere chiaro e ben definito a chi lo deve comunicare, per poter trasmettere chiaramente il significato di ciò che sta dicendo. Il contrario comporterebbe incomprensioni, confusione, necessità di ipotesi e, quindi, di interpretazione.
2. Concretezza
Se abbiamo chiaro in mente l’obiettivo della nostra comunicazione, è quindi importante supportare il nostro discorso da fatti concreti e richieste di azioni ben definite. La capacità di sintesi può aiutarci a non “saltare” da un argomento all’altro.
3. Dedizione
Il nostro corpo comunica prima ancora delle nostre parole. Ecco perché è importante dedicarsi alla comunicazione e non lasciarla al caso. Questo renderà più facile per chi comunica convincere l’interlocutore o anche solamente far arrivare il suo messaggio.
4. Assertività
Un buon comunicatore non dimentica mai di avere e dimostrare rispetto nei confronti delle opinioni e delle obiezioni altrui. Al contrario, l’aggressività, l’insofferenza, la scontrosità, il sarcasmo risultano offensivi e portano l’interlocutore a costruire un muro nei nostri confronti.
5. Coerenza
Come abbiamo detto prima, avere sempre chiaro in mente l’obiettivo per cui stiamo comunicando, ci permette di studiare con cura ogni parola che usiamo, mantenendo intatta la logica del messaggio.
6. Logicità
Ogni messaggio deve risultare completo, cioè avere una fase iniziale di preparazione al contesto, una centrale di spiegazione ed una finale di conclusione logica.
7. Pratica
Non è sempre utile parlare tanto ma è sicuramente buona abitudine esercitarsi a comunicare in maniera diretta, concisa ed efficace.
TIPS: Si consiglia di utilizzare frasi concise, con forme verbali attive, elenchi. Chi comunica deve sempre avere in mente l’obiettivo di ciò che sta dicendo/scrivendo e deve essere in grado di riprendere il discorso qualora si accorga di andare “fuori tema”.
TIPS: Quando presentiamo un progetto è importante far comprendere all’altro le cause e le conseguenze. Oppure, quando assegniamo dei compiti dobbiamo accertarci che l’altro abbia chiaro in mente quali sono le attività operative, le priorità e la sequenza temporale delle fasi. Ricordiamo che “l’altro” non è “noi” e non può conoscere i motivi per cui parliamo.
TIPS: Dimostrare gentilezza ma, allo stesso tempo, fermezza trasmette sicurezza e interesse verso l’interlocutore.
TIPS: Essere onesti ma aperti alle idee altrui comporta la nostra capacità di ragionare fuori dagli schemi rigidi, inutili all’efficacia della comunicazione e della relazione lavorativa.
TIPS: Spesso, l’incoerenza di un messaggio passa attraverso il mancato allineamento tra ciò che diciamo e come lo diciamo. Ad esempio, se diciamo al nostro Responsabile “Si certo, sono d’accordo con te. Lo faccio subito.” Ma lo diciamo a voce bassa, in maniera affettata e guardando con gli occhi al cielo stiamo chiaramente mandando un messaggio incoerente.
TIPS: Ad esempio, è utile terminare le riunioni con assegnazioni chiare delle attività. In generale, può essere utile porre delle domande al nostro interlocutore per accertarsi di essere stati chiari ed esaustivi.
TIPS: Sperimentarsi e creare occasioni di confronto può essere un buon metodo per esercitarsi in quella che può risultare una vera e propria ars retorica.
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